Confidentialité | Essential Governance Services

Cette politique de confidentialité explique comment Essential Studio Ltd, sous le nom commercial Essential Governance Services, collecte et utilise les données personnelles.

Essential Studio Ltd est responsable du traitement des données personnelles utilisées pour sa propre administration, les demandes, la facturation, la gestion des clients et le fonctionnement du site.

Lorsque Essential Governance Services traite des données personnelles pour le compte d’un client dans le cadre d’un dossier défini, elle peut agir en qualité de sous-traitant et traiter ces données selon les instructions documentées du client et les conditions de traitement convenues.

Cette version française est fournie pour faciliter la lecture. La société étant immatriculée en Angleterre et au pays de Galles, les informations de référence sont celles de la version anglaise.

Qui nous sommes

Essential Governance Services est un nom commercial d’Essential Studio Ltd.

Essential Studio Ltd est une société privée à responsabilité limitée immatriculée en Angleterre et au pays de Galles.

Numéro de société: 16471280
Siège social: Suite A
82 James Carter Road
Mildenhall
United Kingdom
IP28 7DE
E-mail: info@essentialgovernance.co.uk

Données personnelles collectées

Selon la nature de la demande ou du travail, nous pouvons collecter et utiliser :

Nom, raison sociale et fonction.
Adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone et adresse postale.
Détails des demandes, instructions, échéances et périmètre du projet.
Informations sur la société, registres, formulaires, dépôts et pièces justificatives.
Informations concernant les administrateurs, actionnaires, bénéficiaires effectifs, dirigeants, représentants ou autres personnes figurant dans des documents professionnels.
Informations de facturation, de paiement et de facture.
Correspondance, notes et dossiers relatifs aux travaux réalisés.
Informations techniques nécessaires pour fournir un appui en matière de processus, d’automatisation ou de logiciel.

Nous ne demandons pas aux clients de fournir des catégories particulières de données personnelles, sauf si cela est strictement nécessaire pour un travail défini. Si de telles données figurent dans des documents fournis par le client, nous ne les traiterons que dans la mesure nécessaire au travail convenu.

Collecte des données personnelles

Nous pouvons collecter des données personnelles :

Directement auprès de vous lorsque vous nous contactez.
Auprès de votre organisation ou de vos conseillers professionnels.
À partir des documents que vous ou votre organisation fournissez.
À partir de registres publics, de portails officiels de dépôt ou de services d’information sur les sociétés.
À partir de la correspondance e-mail et des dossiers professionnels.
Auprès de prestataires ou fournisseurs utilisés pour exécuter le travail convenu.

Utilisation des données personnelles

Nous utilisons les données personnelles pour :

Répondre aux demandes.
Évaluer et convenir du périmètre des travaux.
Fournir des services B2B de formalités d’entreprise, de gestion documentaire et de conseil technologique.
Préparer des documents, registres, formulaires, notes et supports de transmission.
Communiquer avec les clients, fournisseurs et contacts professionnels.
Gérer les factures, les paiements et les obligations comptables.
Conserver des dossiers internes et des preuves des travaux réalisés.
Protéger l’activité contre la fraude, les abus, les litiges ou les réclamations.
Respecter les obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires.

Bases juridiques

Nous nous appuyons sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

Contrat: Lorsque le traitement est nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles ou exécuter un contrat.
Intérêts légitimes: Lorsque le traitement est nécessaire au fonctionnement normal de l’activité B2B, à la communication client, à l’administration interne, à la tenue des dossiers, à l’amélioration du service, à la prévention des litiges ou à la protection de l’activité.
Obligation légale: Lorsque le traitement est nécessaire pour respecter des obligations légales, fiscales, comptables ou statutaires.
Consentement: Lorsque nous demandons expressément votre consentement, par exemple pour du marketing facultatif ou des cookies non essentiels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Intérêts légitimes

Nos intérêts légitimes incluent :

Nous n’avons recours aux intérêts légitimes que lorsque nous estimons que ces intérêts ne priment pas sur les droits et libertés des personnes concernées.

Exploiter une activité de services B2B.
Répondre aux demandes professionnelles.
Fournir le travail convenu.
Conserver des dossiers clairs sur les instructions, le travail effectué et les communications client.
Gérer les risques, la qualité, la sécurité et les litiges.
Améliorer les processus internes et la qualité de service.

Partage des données personnelles

Nous pouvons partager des données personnelles avec :

Nous ne vendons pas de données personnelles.

Les clients et leurs représentants autorisés.
Les registres publics, portails officiels de dépôt ou plateformes professionnelles lorsque cela est nécessaire pour le travail convenu.
Les prestataires informatiques, d’hébergement, d’e-mail, de stockage cloud et de logiciels.
Les banques, prestataires de paiement, experts-comptables et prestataires de tenue comptable.
Les conseillers professionnels, assureurs ou représentants juridiques lorsque cela est nécessaire.
Les autorités, régulateurs ou tribunaux lorsque la loi l’exige.

Transferts internationaux

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors du Royaume-Uni ou de l’Espace économique européen.

Lorsque cela se produit, nous cherchons à utiliser des prestataires et des garanties adaptés au transfert, tels que des décisions d’adéquation, des clauses contractuelles types ou d’autres mécanismes de transfert licites.

Durée de conservation

Nous conservons les données personnelles uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire.

Les durées habituelles de conservation sont les suivantes :

Demandes qui ne débouchent pas sur une mission : jusqu’à 2 ans.
Dossiers clients, documents de projet et correspondance : en général jusqu’à 6 ans après la fin de la relation client ou du dossier concerné.
Factures, comptabilité et dossiers fiscaux : en général au moins 6 ans à compter de la fin de l’exercice financier concerné.
Dossiers juridiques ou liés à un litige : aussi longtemps que nécessaire pour protéger des droits ou répondre à des réclamations.

Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps lorsque la loi l’exige, lorsqu’un dossier reste actif ou lorsque les informations sont nécessaires pour des raisons légitimes d’activité, juridiques ou de conformité.

Sécurité

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif ou toute altération.

Aucun e-mail, site web ou système numérique ne peut être garanti totalement sécurisé. Veuillez éviter d’envoyer des informations très sensibles sauf si cela est nécessaire au travail convenu et que des garanties appropriées ont été discutées.

Vos droits

Selon les circonstances, vous pouvez avoir le droit :

Ces droits ne sont pas absolus et peuvent dépendre de la base juridique, de la nature des données et de toute obligation légale ou contractuelle.

Pour exercer vos droits, contactez :

D’accéder à vos données personnelles.
De demander la correction de données inexactes.
De demander l’effacement des données.
De limiter l’utilisation des données.
De vous opposer à un traitement fondé sur les intérêts légitimes.
De recevoir une copie des données dans un format portable.
De retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement.

info@essentialgovernance.co.uk

Réclamations

Si vous avez des préoccupations concernant la manière dont nous utilisons les données personnelles, veuillez d’abord nous contacter afin que nous puissions tenter de résoudre le problème.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office du Royaume-Uni.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. La dernière version sera publiée sur cette page.